Preboarding: was vor dem ersten Arbeitstag passieren darf

Zwischen der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und dem ersten Arbeitstag liegen oft vier Wochen, manchmal drei Monate. Für das Unternehmen ist das eine ruhige Zeit: Die Stelle ist besetzt, der Vorgang abgeschlossen. Für die neue Person ist es eine unruhige Zeit. Sie hat beim alten Arbeitgeber gekündigt, erzählt Freunden von der neuen Stelle und fragt sich, ob die Entscheidung richtig war. Preboarding heißt, diese Wochen bewusst zu gestalten.

Dieser Artikel klärt zwei Fragen: Was gehört in die Zeit vor dem ersten Tag, und wo liegt die Grenze dessen, was Sie von der neuen Person erwarten dürfen? Wie das Preboarding in den ganzen Ablauf der Einarbeitung passt, steht im Grundartikel Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Was Preboarding leisten soll

Die Forschung zum Ankommen neuer Mitarbeitender nennt drei Dinge, an denen ein guter Start hängt. Eine Meta-Analyse von Talya Bauer und Kollegen aus dem Jahr 2007 fasst sie zusammen: Klarheit über die eigene Rolle, Vertrauen in die eigene Arbeit und Akzeptanz im Team. Alle drei entstehen hauptsächlich nach dem ersten Tag. Das Preboarding kann aber für jedes einen Anfang setzen:

• Rollenklarheit: Die neue Person weiß, was sie in der ersten Woche erwartet und wer ihr Ansprechpartner ist.
• Vertrauen: Sie bekommt eine ehrliche Vorstellung von der Arbeit, auch von den schwierigen Seiten.
• Akzeptanz: Sie kennt schon ein oder zwei Gesichter, bevor sie das Gebäude betritt.

Zum zweiten Punkt gibt es eine eigene Forschungslinie. Jean Phillips hat 1998 Studien zu sogenannten realistischen Tätigkeitsvorschauen ausgewertet, also zu ehrlichen Beschreibungen einer Stelle mit ihren Vor- und Nachteilen. Die Effekte auf Kündigungen in der ersten Zeit waren klein, aber messbar. Für das Preboarding heißt das: Lieber vorher sagen, dass die ersten Wochen im Lager laut und anstrengend sind, als die neue Person damit am dritten Tag zu überraschen.

Der Zeitplan vom Vertrag bis zum ersten Tag

Die Grafik zeigt fünf Zeitpunkte. Nicht jeder braucht viel Aufwand, aber jeder braucht einen Namen, der ihn verantwortet. Bei kurzen Fristen von zwei Wochen fassen Sie die mittleren Schritte zusammen.

Am Tag der Unterschrift genügt ein kurzer Gruß der künftigen Führungskraft. Eine Personalabteilung kann den Vertrag schicken, die Freude über die Zusage sollte von der Person kommen, mit der die neue Kollegin künftig arbeitet. Dazu gehört der Name einer festen Ansprechperson für alle Fragen bis zum Start.

Vier Wochen vorher laufen die Bestellungen: Rechner, Telefon, Zugänge, Arbeitskleidung, Schlüssel. Hier wird auch der Pate oder die Patin benannt, und das Team erfährt, wer kommt. Was genau auf die Liste gehört, zeigt die Onboarding-Checkliste.

Zwei Wochen vorher meldet sich der Pate persönlich, mit einer kurzen Nachricht oder einem Anruf. Wer möchte, bekommt jetzt freiwillige Informationen: eine Seite mit Gesichtern und Zuständigkeiten, ein kurzes Video aus der Werkstatt, die Antworten auf die Fragen, die jede neue Person stellt.

In der Woche davor kommt der Ablauf des ersten Tags. Das ist die wichtigste Nachricht im ganzen Preboarding, denn sie nimmt die meiste Unsicherheit.

Am Freitag vor dem Start prüft jemand, ob alles bereitliegt: Arbeitsplatz eingerichtet, Zugänge getestet, der Nachweis der Arbeitsbedingungen ausgedruckt. Nach § 2 Nachweisgesetz muss ein Teil davon spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen.

Was Sie dürfen und was besser freiwillig bleibt

Bis zum ersten Arbeitstag schuldet die neue Person Ihnen keine Arbeit. Der Arbeitsvertrag verpflichtet sie nach § 611a BGB zur Arbeit gegen Vergütung, und beides beginnt mit dem vereinbarten Datum. Alles, was Sie vorher verlangen, wäre Arbeit, die bezahlt werden muss. Die Grenze lässt sich in einer Tabelle zeigen:

Die mittlere Spalte ist die heikle. Freiwillig ist ein Angebot nur, wenn niemand nachfragt, ob es genutzt wurde, und wenn am ersten Tag niemand voraussetzt, dass das Video bekannt ist. Schreiben Sie das ruhig dazu: „Wenn Sie Lust haben, schauen Sie vorab hinein. Am ersten Tag gehen wir alles gemeinsam durch.“

Beim Erfragen von Daten gilt das Datenschutzrecht. Nach Art. 5 der Datenschutz-Grundverordnung erheben Sie nur, was Sie für einen Zweck brauchen. Die Schuhgröße für Sicherheitsschuhe ja, ein ausführlicher Fragebogen zu Hobbys für die Vorstellungsrunde nein.

Ein Beispiel: die Nachricht in der Woche davor

Ein ausgedachtes, aber typisches Beispiel aus einem Handwerksunternehmen mit zwölf Mitarbeitenden. Die neue Kollegin heißt Frau Becker und fängt als Kauffrau für Büromanagement an.

Die Nachricht beantwortet die Fragen, die sich jede neue Person am Sonntagabend stellt: Wann muss ich wo sein? Wen frage ich? Was passiert? Was brauche ich? Mehr muss sie nicht leisten.

Fünf typische Fehler im Preboarding

1. Funkstille. Nach dem Vertrag kommt nichts mehr, bis der erste Tag da ist. Die neue Person deutet die Stille selten gut.
2. Zu viel auf einmal. Ein Willkommenspaket mit Handbuch, Organigramm und Leitbild erschlägt, statt zu begrüßen.
3. Versteckte Pflichten. Lernmodule mit Fortschrittsanzeige, nach denen am ersten Tag gefragt wird.
4. Geschönte Bilder. Die Willkommensseite zeigt nur Sonnentage, der Alltag sieht anders aus.
5. Der Pate erfährt es zuletzt. Er soll sich melden, weiß aber selbst noch nicht, dass er Pate ist.

Hinter fast jedem dieser Fehler steckt dieselbe Ursache: Niemand hat festgelegt, wer im Preboarding was tut. Wie Sie Auslöser und Zuständige für alle Phasen der Einarbeitung festhalten, zeigt der Artikel zum Onboarding-Prozess.

Woran Sie ein gutes Preboarding erkennen

Fragen Sie Ihre letzte neue Person am Ende der ersten Woche: Wussten Sie am Sonntag vor dem Start, wann Sie wo sein mussten und wer Sie abholt? Kannten Sie schon den Namen Ihres Paten? Gab es am ersten Tag etwas, das Sie überrascht hat und das Sie lieber vorher gewusst hätten? Die dritte Antwort zeigt Ihnen, was beim nächsten Mal in die Nachricht der Woche davor gehört.

Die Vorlage enthält den Abschnitt „Vor dem ersten Tag“ mit allen Punkten zum Abhaken. Tragen Sie bei jedem Punkt einen Namen ein.

Vorlage, frei zum AusdruckenOnboarding-ChecklisteAlles, was vor und während der Einarbeitung erledigt sein muss, mit Spalte für Zuständige und Datum.