Einarbeitung neuer Mitarbeiter: der Ablauf von der Zusage bis zum Ende der Probezeit

Der erste Tag einer neuen Kollegin beginnt in vielen Unternehmen mit einer Suche: nach dem Laptop, nach dem Zugang, nach jemandem, der Zeit hat. Danach läuft die Einarbeitung auf Zuruf. Wer gerade da ist, erklärt. Das funktioniert, solange die Erfahrenen Zeit haben, und es hört auf zu funktionieren, sobald sie keine mehr haben.

Eine Einarbeitung mit festem Ablauf ist kein Luxus großer Konzerne. Sie ist für kleine Unternehmen sogar wichtiger, weil dort jede Stunde der Erfahrenen fehlt. Dieser Artikel zeigt den Ablauf in fünf Phasen und für jede Phase, was hineingehört.

Was eine gute Einarbeitung erreichen soll

Die Forschung zur Eingliederung neuer Mitarbeitender ist ungewöhnlich eindeutig. Eine viel zitierte Meta-Analyse von Talya Bauer und Kollegen aus dem Jahr 2007 hat 70 Stichproben ausgewertet. Ergebnis: Ob jemand zufrieden ist, gute Arbeit macht und bleibt, hängt vor allem an drei Dingen.

• Rollenklarheit: Weiß die neue Person, was von ihr erwartet wird?
• Selbstvertrauen in die eigene Arbeit: Traut sie sich die Aufgaben zu?
• Soziale Akzeptanz: Fühlt sie sich im Team angenommen?

Eine Einarbeitung ist dann gut, wenn sie diese drei Dinge gezielt herstellt. Das ist ein brauchbarerer Maßstab als die Frage, ob alle Formulare unterschrieben sind.

Die fünf Phasen

1. Vor dem ersten Tag

Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag liegen oft Wochen. In dieser Zeit entscheidet sich, ob die neue Person mit Vorfreude oder mit Zweifeln anfängt. Ein kurzer Gruß der künftigen Führungskraft, der Plan für den ersten Tag und der Name der Patin oder des Paten reichen. Dazu gehört die Technik: Arbeitsplatz, Geräte, Zugänge, Kleidung, Schlüssel.

Pflichtschulungen gehören nicht in diese Zeit. Was verpflichtend ist, ist Arbeitszeit und wird bezahlt. Alles vor dem ersten Tag sollte freiwillig sein.

2. Der erste Tag

Am ersten Tag lernt niemand viel Fachliches. Er soll ankommen: begrüßt werden, den Arbeitsplatz finden, die wichtigsten Menschen kennenlernen und abends wissen, was morgen passiert. Ein gemeinsames Mittagessen bewirkt mehr als eine lange Präsentation über die Firmengeschichte.

Was am ersten Tag nicht fehlen darf, ist die Unterweisung zum Arbeitsschutz. Sie ist nach § 12 Arbeitsschutzgesetz bei der Einstellung Pflicht.

3. Die erste Woche

Jetzt beginnt das Fachliche, aber in Portionen. Viele Einarbeitungen scheitern an der Informationslawine in Woche eins: Alles wird erklärt, nichts bleibt hängen. Besser ist ein Plan, der jeden Tag eine überschaubare Menge vorsieht und am Freitag ein kurzes Gespräch: Was war klar, was nicht, was fehlt?

4. Die ersten 90 Tage

Eine Studie von John Kammeyer-Mueller und Kollegen hat 264 neue Mitarbeitende über die ersten 90 Tage begleitet. Die Unterstützung durch Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzte nimmt in dieser Zeit ab, und gerade die frühe Unterstützung hat den größten Einfluss darauf, wie es später läuft. Für die Praxis heißt das: Die ersten Wochen verdienen die meiste Aufmerksamkeit, und die Begleitung darf nicht nach der ersten Woche einschlafen.

In diese Phase gehören die wachsenden Aufgaben, feste Rückmeldegespräche nach 30, 60 und 90 Tagen und ein Pate, der für die kleinen Fragen da ist.

5. Das Ende der Probezeit

Die Probezeit dauert nach § 622 Abs. 3 BGB höchstens sechs Monate. Ihr Ende ist ein guter Anlass für ein Gespräch in beide Richtungen: Wie sieht die Führungskraft die Arbeit, und was hat der neuen Person in der Einarbeitung gefehlt? Die zweite Frage ist für das Unternehmen Gold wert, denn sie verbessert die nächste Einarbeitung.

Was digital gehen kann und was nicht

Ein großer Teil der Einarbeitung wiederholt sich bei jeder neuen Person: wie das Warenwirtschaftssystem bedient wird, wie ein Auftrag läuft, wo welche Vorlage liegt. Das lässt sich einmal gut festhalten und dann immer wieder nutzen, als Video mit Abschrift, als Ablaufbeschreibung, als kurze Lerneinheit.

Wie weit das trägt, zeigt eine Feldstudie von Michael Wesson und Celile Gogus aus dem Jahr 2005. Sie verglichen neue Mitarbeitende, die in der Gruppe eingeführt wurden, mit solchen, die allein am Computer eingeführt wurden. Das Fachwissen kam bei beiden gleich gut an. Schlechter waren bei der reinen Computer-Einführung aber die Eingliederung ins Team, die Bindung ans Unternehmen und die Zufriedenheit.

Daraus folgt eine einfache Aufteilung: Wissen darf digital vermittelt werden, Beziehung bleibt persönlich. Das Digitale übernimmt das Wiederholbare und gibt den Erfahrenen Zeit für das, was nur sie können: zeigen, wie es wirklich läuft, und für Fragen da sein.

Vorlage, frei zum AusdruckenEinarbeitungs­planWoche für Woche: was die neue Person danach kann, wer zuständig ist und wann Rückmeldung stattfindet.

Typische Fehler

• Die Einarbeitung hängt an einer Person. Ist sie krank oder im Urlaub, steht alles still.
• Alles in der ersten Woche. Was nicht gebraucht wird, wird vergessen.
• Keine Rückmeldung. Ohne feste Gespräche erfährt die Führungskraft erst bei der Kündigung, was nicht lief.
• Der Plan beschreibt Termine statt Ergebnisse. „Dienstag: Einführung Lager“ sagt nichts darüber, was die Person danach selbst erledigt.

Wer diese vier Fehler vermeidet, hat schon eine bessere Einarbeitung als viele andere. Den Plan dazu finden Sie im Artikel Einarbeitungsplan erstellen, die Aufgaben zum Abhaken in der Onboarding-Checkliste.