Digitales Onboarding: was ins Lernprogramm gehört und was persönlich bleiben muss

Die Frage kommt in fast jedem Gespräch über Einarbeitung: Kann man das nicht digital machen? Die ehrliche Antwort lautet: zu einem großen Teil ja, ganz nein. Wo genau die Grenze liegt, lässt sich ziemlich gut sagen.

Was die Forschung zeigt

Die wichtigste Studie dazu ist schon zwanzig Jahre alt und wird erstaunlich selten zitiert. Michael Wesson und Celile Gogus haben 2005 in einem Unternehmen 261 neue Mitarbeitende begleitet. Ein Teil wurde in der Gruppe eingeführt, ein anderer allein am Computer.

Das Ergebnis hat zwei Seiten. Das Fachwissen kam bei beiden Gruppen gleich gut an. Wer am Computer eingeführt wurde, war aber schlechter ins Team eingegliedert, weniger ans Unternehmen gebunden und weniger zufrieden.

Eine Meta-Analyse von Traci Sitzmann und Kollegen aus dem Jahr 2006 passt dazu: Webbasierter Unterricht vermittelt Wissen mindestens so gut wie Präsenzunterricht, wenn die Didaktik gleich gut ist. Es kommt also auf die Bauart an und nicht auf das Medium.

Die Aufteilung

Gehört ins Lernprogramm

• Abläufe, die bei jeder Einarbeitung gleich erklärt werden
• Systeme und Programme, am besten als kurzes Video mit Abschrift
• Regeln und Pflichten: Datenschutz, IT-Sicherheit, Hausordnung
• Nachschlagewissen: Ansprechpartner, Vorlagen, Preislogik
• Selbstprüfungen, mit denen die neue Person sieht, ob es sitzt

Bleibt bei Menschen

• Die Begrüßung und das Kennenlernen im Team
• Rückmeldung: Wie läuft es, was fehlt?
• Das Zeigen am echten Fall, wo es auf Gespür ankommt
• Die Kultur: wie man hier miteinander umgeht, was ungeschrieben gilt
• Die Frage, die man sich nicht zu stellen traut, und den Paten, dem man sie trotzdem stellt

Was digitales Onboarding leistet, wenn es gut gemacht ist

Es entlastet die Erfahrenen. Wer nicht mehr zum zehnten Mal erklärt, wie das Warenwirtschaftssystem funktioniert, hat Zeit, der neuen Kollegin an einem schwierigen Kundenfall zu zeigen, worauf es ankommt.

Es macht die Einarbeitung unabhängig von Personen. Ist der Pate krank, läuft das Lernprogramm weiter.

Es verteilt das Lernen über die Zeit. Statt alles in Woche eins zu erklären, kommen die Inhalte dann, wenn sie gebraucht werden. Das hilft dem Behalten, wie die Forschung zum verteilten Lernen seit Langem zeigt.

Worauf Sie rechtlich achten müssen

Mitbestimmung. Gibt es einen Betriebsrat und speichert die Lernplattform, wer was wann gelernt hat, ist ihre Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Das Bundesarbeitsgericht hat 2018 bestätigt, dass dafür schon die Eignung zur Überwachung reicht. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung zu Umfang, Auswertung und Löschung der Daten.

Arbeitszeit. Verpflichtende Lerninhalte sind Arbeitszeit. Was vor dem ersten Arbeitstag angeboten wird, sollte freiwillig sein.

Datenschutz. Lerndaten sind Beschäftigtendaten. Erheben Sie nur, was Sie brauchen, und klären Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter.

Woran Sie ein gutes digitales Onboarding erkennen

• Die neue Person findet am ersten Tag alles an einem Ort.
• Die Inhalte sind kurz und jeweils einer Frage gewidmet.
• Es funktioniert auf dem Telefon, denn dort wird in der Pause gelernt.
• Es gibt einen Weg, Fragen zu stellen, und jemand antwortet.
• Die festen Gespräche mit der Führungskraft finden trotzdem statt.

Wie Sie die Inhalte dafür kurz halten, steht unter Microlearning. Den Ablauf drumherum beschreibt der Grundartikel Einarbeitung neuer Mitarbeiter.