Eine Checkliste ist das unscheinbarste Werkzeug der Einarbeitung und eines der wirksamsten. Sie verhindert, dass die neue Kollegin am ersten Tag ohne Zugang dasitzt, dass die Unterweisung vergessen wird oder dass niemand nach drei Monaten fragt, wie es läuft. Hier ist die Liste, geordnet nach Zeitpunkt, mit einer Vorlage zum Ausdrucken.
Vor dem ersten Tag
- Arbeitsvertrag unterschrieben, Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach Nachweisgesetz ausgehändigt
- Arbeitsplatz eingerichtet, Geräte bestellt und geprüft
- Zugänge angelegt: Mail, Telefon, Programme, Schlüssel oder Karte
- Arbeitskleidung und Schutzausrüstung bereit, falls nötig
- Patin oder Pate bestimmt und informiert
- Team informiert, wer kommt und wann
- Begrüßungsnachricht an die neue Person mit Ablauf des ersten Tags
- Einarbeitungsplan fertig
Alles, was die neue Person vor dem ersten Tag selbst tun soll, bleibt freiwillig. Verpflichtende Lerninhalte gehören in die bezahlte Arbeitszeit.
Der erste Tag
- Begrüßung durch die Führungskraft
- Rundgang und Vorstellung im Team
- Arbeitsplatz und Zugänge gemeinsam prüfen
- Unterweisung zum Arbeitsschutz (§ 12 Arbeitsschutzgesetz), dokumentiert
- Einarbeitungsplan übergeben und kurz besprechen
- Mittagessen mit Pate oder Team
- Zum Abschluss: Was passiert morgen?
Die erste Woche
- Täglich ein kurzer Blick: Gibt es Fragen?
- Erste eigene Aufgaben nach Plan
- Datenschutz und IT-Regeln, soweit für die Stelle nötig
- Gespräch am Ende der Woche mit der Führungskraft
Die ersten 90 Tage
- Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen, mit Datum im Kalender
- Regelmäßige Treffen mit dem Paten
- Aufgaben wachsen nach Plan
- Nach 90 Tagen: Was fehlt noch bis zum Ende der Probezeit?
Ende der Probezeit
- Gespräch über die Probezeit, in beide Richtungen
- Entscheidung festhalten
- Frage an die neue Person: Was hat in der Einarbeitung gefehlt?
- Erkenntnisse in Plan und Checkliste übernehmen
Vorlage, frei zum AusdruckenOnboarding-ChecklisteAlles, was vor und während der Einarbeitung erledigt sein muss, mit Spalte für Zuständige und Datum.
Warum die Liste allein nicht reicht
Talya Bauer beschreibt Onboarding in vier Stufen, auf Englisch die vier C: Compliance, Clarification, Culture, Connection. Die Checkliste deckt vor allem die erste ab, also Regeln und Pflichten. Klarheit über die Rolle, das Verständnis der Kultur und die Verbindung zu den Menschen entstehen im Plan, im Gespräch und im Team.
Darum gehört die Checkliste neben den Einarbeitungsplan und nicht an seine Stelle.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Onboarding-Checkliste und Einarbeitungsplan?
Die Checkliste enthält Aufgaben, die erledigt sein müssen, etwa Zugänge anlegen oder die Unterweisung durchführen. Der Einarbeitungsplan beschreibt, was die neue Person in welcher Woche lernt. Beides gehört zusammen.
Was muss am ersten Arbeitstag passieren?
Begrüßung, ein funktionierender Arbeitsplatz, das Kennenlernen der wichtigsten Menschen und die Unterweisung zum Arbeitsschutz nach § 12 Arbeitsschutzgesetz. Fachlich muss am ersten Tag wenig passieren.
Quellen
- § 12 Arbeitsschutzgesetz, Unterweisung, gesetze-im-internet.de
- § 2 Nachweisgesetz, Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen, gesetze-im-internet.de
- Bauer, T. N. (2010): Onboarding New Employees: Maximizing Success, SHRM Foundation, PDF
