In einem Unternehmen mit 15 Beschäftigten gibt es keine Personalabteilung. Es gibt die Geschäftsführerin, die nebenbei Verträge schreibt, und den einen Kollegen, der seit zwanzig Jahren dabei ist und alles weiß. Bei jeder Einstellung landet die Einarbeitung bei einem der beiden, zusätzlich zur eigenen Arbeit.
Das ist kein Randproblem. In einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft von 2024 nennen kleine und mittlere Unternehmen fehlende Zeit als größtes Hindernis für Weiterbildung, weit vor fehlendem Geld. Für die Einarbeitung gilt dasselbe.
Wo es typischerweise hakt
- Alles hängt an einer Person. Ist sie krank, steht die Einarbeitung.
- Es wird erklärt, wenn Zeit ist. Und Zeit ist selten.
- Jedes Mal von vorn. Bei zwei Einstellungen im Jahr gibt es keine Routine, und niemand weiß mehr genau, wie es beim letzten Mal lief.
- Die neue Person traut sich nicht zu fragen, weil alle sichtbar beschäftigt sind.
Die Arbeit verteilen
Die Lösung liegt selten darin, mehr Zeit zu finden. Sie liegt darin, die Arbeit anders zu verteilen.
Die Geschäftsführung behält die Verantwortung
Sie begrüßt, führt die festen Gespräche und entscheidet am Ende der Probezeit. Das sind wenige Stunden über drei Monate, und sie sind gut investiert.
Ein Pate übernimmt die kleinen Fragen
Nicht der erfahrenste Kollege, sondern jemand, der gern hilft und die Abläufe kennt. Er bekommt dafür feste Zeit, zum Beispiel eine halbe Stunde am Tag in den ersten zwei Wochen.
Fachleute übernehmen je ein Thema
Wer das Lager kennt, erklärt das Lager. Wer die Buchhaltung macht, erklärt, wie Belege abgegeben werden. So verteilt sich die Last, und jeder erklärt das, was er am besten kann.
Was sich wiederholt, wird einmal festgehalten
Das ist der größte Hebel. In jeder Einarbeitung wird ein großer Teil immer gleich erklärt: wie ein Auftrag angelegt wird, wo die Vorlagen liegen, wie der Rechnungslauf funktioniert. Wird das einmal ordentlich festgehalten, als Ablaufbeschreibung oder als kurzes Video mit Abschrift, muss es nie wieder mündlich erklärt werden. Die Erfahrenen beantworten dann nur noch die Fragen, die über das Festgehaltene hinausgehen.
Ein Fall aus einem Gespräch zeigt, wie das aussehen kann. Ein Unternehmen aus dem Garten- und Landschaftsbau hatte einen Vorgang, den nur der Geschäftsführer beherrschte: das Beantragen von Bürgschaften. Er hat ihn einmal am Bildschirm vorgeführt und dabei erklärt. Daraus wurde eine kurze Lerneinheit mit Ablaufbeschreibung. Wer den Vorgang künftig übernimmt, kann ihn nachvollziehen, ohne zu fragen.
Ein schlanker Ablauf für kleine Unternehmen
- Vor dem ersten Tag: Pate bestimmen, Arbeitsplatz und Zugänge vorbereiten, kurzer Gruß.
- Erster Tag: Geschäftsführung begrüßt, Pate übernimmt den Rest des Tages.
- Erste Woche: Fachleute je ein Thema, dazu die festgehaltenen Inhalte zum Nachlesen.
- Freitag: kurzes Gespräch mit der Geschäftsführung.
- Danach: Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen, Pate bleibt Ansprechpartner.
Die Werkzeuge dazu: der Einarbeitungsplan und die Onboarding-Checkliste. Wie man Abläufe so aufschreibt, dass sie jemand nutzt, steht unter Wissen dokumentieren.
Häufige Fragen
Wer übernimmt die Einarbeitung, wenn es keine Personalabteilung gibt?
Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung oder der direkten Führungskraft. Die Arbeit lässt sich verteilen: ein Pate für die kleinen Fragen, Fachleute für einzelne Themen, festgehaltene Inhalte für alles, was sich wiederholt.
Lohnt sich ein strukturiertes Onboarding bei wenigen Einstellungen im Jahr?
Gerade dann. Bei wenigen Einstellungen fehlt die Übung, und jedes Mal wird neu überlegt. Was einmal festgehalten ist, steht beim nächsten Mal bereit, auch wenn es ein Jahr später ist.
Quellen
- Institut der deutschen Wirtschaft, KOFA-Studie 1/2024: Weiterbildungskultur in KMU, PDF
