Wer in einem Unternehmen dreimal hintereinander jemanden eingearbeitet hat, merkt: Jedes Mal wird dasselbe neu erfunden. Wer begrüßt? Wer zeigt das System? Wann fragt jemand nach, wie es läuft? Ein Einarbeitungskonzept beantwortet diese Fragen einmal und danach gilt die Antwort.
Konzept und Plan
Die beiden Begriffe werden oft vermischt. Die Unterscheidung ist einfach:
- Das Konzept gilt für alle. Es legt fest, wie Ihr Unternehmen einarbeitet.
- Der Plan gilt für eine Person. Er wendet das Konzept auf eine bestimmte Stelle an.
Ohne Konzept wird jeder Plan neu erfunden. Ohne Plan bleibt das Konzept Papier.
Was ins Konzept gehört
Zuständigkeiten
Wer ist verantwortlich und wer hilft? In den meisten Unternehmen trägt die direkte Führungskraft die Verantwortung. Sie muss nicht alles selbst erklären, aber sie sorgt dafür, dass es passiert. Dazu kommt der Pate, eine Kollegin oder ein Kollege für die kleinen Fragen.
Der Pate
Ein Pate, im Englischen Buddy, ist eine erfahrene Kollegin oder ein Kollege, der kein Vorgesetzter ist. Gerade das macht ihn wertvoll: Ihm stellt man die Fragen, die man dem Chef nicht stellen will. Microsoft hat 2018 ein Buddy-Programm mit rund 600 neuen Mitarbeitenden ausgewertet. Wer sich häufiger mit seinem Buddy traf, gab deutlich öfter an, dass er dadurch schneller produktiv wurde. Es handelt sich um Selbstauskünfte ohne Vergleichsgruppe, die Richtung ist trotzdem plausibel: Der Pate wirkt, wenn er Zeit bekommt und sich regelmäßig meldet.
Ins Konzept gehört deshalb: wer Pate werden kann, wie viel Zeit er dafür bekommt und wie oft er sich mindestens meldet.
Feste Gespräche
Ende der ersten Woche, nach 30, 60 und 90 Tagen, am Ende der Probezeit. Diese Termine stehen im Konzept, damit sie nicht im Tagesgeschäft verschwinden.
Was jede neue Person bekommt
Unterweisung zum Arbeitsschutz, IT- und Datenschutzregeln, eine Einführung ins Unternehmen, die wichtigsten Ansprechpartner. Das ist für alle gleich und gehört deshalb ins Konzept, nicht in jeden Plan.
Wie gelernt wird
Hier legen Sie fest, was digital vermittelt wird und was persönlich. Die Forschung zur Eingliederung neuer Mitarbeitender betont seit Jahren die soziale Akzeptanz, also das Gefühl, im Team angekommen zu sein. In einer Übersichtsarbeit von 2025 wiegt sie besonders schwer. Das Konzept sollte also Zeit für Menschen sichern und das Wiederholbare entlasten.
Wie das Konzept besser wird
Jede Einarbeitung endet mit der Frage an die neue Person: Was hat gefehlt? Die Antworten fließen ins Konzept. So wird es mit jeder Einstellung besser.
Wie umfangreich?
Für ein Unternehmen mit 20 bis 200 Beschäftigten reichen zwei Seiten. Ein Konzept, das niemand liest, schadet mehr als eines, das zu kurz ist. Prüfstein ist die Frage: Weiß eine Führungskraft, die zum ersten Mal einstellt, nach dem Lesen, was sie tun muss?
Typische Lücken
- Der Pate hat keine Zeit dafür. Wer neben voller Arbeit noch Pate sein soll, wird es nicht lange gut machen.
- Niemand prüft, ob die Gespräche stattfinden. Ein Termin im Konzept ist noch kein Termin im Kalender.
- Die Inhalte fehlen. Das Konzept sagt, dass das Warenwirtschaftssystem in Woche eins erklärt wird. Wer es erklärt und womit, steht nirgends.
Den Weg vom Konzept zum Plan zeigt der Artikel Einarbeitungsplan erstellen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Einarbeitungskonzept und Einarbeitungsplan?
Das Konzept legt die Regeln für alle fest, etwa dass es immer einen Paten und feste Gespräche gibt. Der Plan wendet diese Regeln auf eine Person und eine Stelle an.
Braucht ein kleines Unternehmen ein Einarbeitungskonzept?
Ja, aber kein dickes. Zwei Seiten mit Zuständigkeiten, festen Gesprächen und dem, was jede neue Person bekommt, genügen. Gerade in kleinen Unternehmen verhindert das, dass die Einarbeitung an der Geschäftsführung hängen bleibt.
