Ein Einarbeitungsplan ist schnell geschrieben. Eine Tabelle, ein paar Wochen, ein paar Namen. Trotzdem helfen viele Pläne wenig, weil sie sagen, wann jemand irgendwo sitzt, und nicht, was er danach selbst erledigt. Dieser Artikel zeigt, wie ein Plan aufgebaut ist, der wirklich führt, mit einem Beispiel und einer Vorlage.
Termine oder Ergebnisse?
Der typische Plan sieht so aus: „Montag: Begrüßung. Dienstag: Einführung Warenwirtschaft. Mittwoch: Mitlaufen im Lager.“ Er beschreibt, was passiert. Ob danach etwas sitzt, bleibt offen.
Der bessere Plan beschreibt Ergebnisse: „Ende Woche 1: legt einen Standardauftrag im Warenwirtschaftssystem selbst an.“ Das Verb ist beobachtbar, ein „kann“ oder „kennt“ wäre es nicht. So weiß die neue Person, worauf sie hinarbeitet, und die Führungskraft kann am Freitag einfach fragen: Klappt das?
Was in den Plan gehört
- Die Eckdaten: Name, Stelle, erster Tag, Führungskraft, Patin oder Pate, Ende der Probezeit.
- Ein Ziel: Was erledigt die Person am Ende der Probezeit selbstständig? Zwei, drei Sätze genügen, jeweils mit einem Verb, das man beobachten kann.
- Die Wochen: je Zeitraum das Ergebnis, die Lernform (zeigen lassen, selbst machen, nachlesen) und wer zuständig ist.
- Die Gespräche: Ende der ersten Woche, nach 30, 60 und 90 Tagen, am Ende der Probezeit.
- Eine Zeile für Rückmeldung: Was hat gefehlt? Das verbessert den nächsten Plan.
Ein Beispiel aus dem Innendienst
Die folgende Tabelle ist ein ausgedachtes, aber typisches Beispiel für eine Stelle im Vertriebsinnendienst eines Großhändlers.
| Zeitraum | Ergebnis: Danach … | Wie gelernt wird | Zuständig |
|---|---|---|---|
| Tag 1 | richtet sie ihren Arbeitsplatz ein und benennt die wichtigsten Ansprechpartner | Rundgang, Mittagessen mit dem Team | Führungskraft |
| Woche 1 | legt sie einen Standardauftrag an und fragt eine Lieferzeit ab | Zeigen lassen, dann selbst unter Aufsicht | Pate |
| Woche 2 | beantwortet sie Anrufe zum Lieferstatus allein | Mithören, dann selbst mit Rückfrage | Pate |
| Woche 3 und 4 | erstellt sie Angebote nach Preisliste | Lerneinheit Preislogik, dann eigene Angebote mit Gegenlesen | Führungskraft |
| Monat 2 | nimmt sie Reklamationen auf und leitet sie weiter | Ablaufbeschreibung, zwei echte Fälle begleitet | Qualität |
| Monat 3 | betreut sie die eigenen Stammkunden ohne Rückfrage | Übergabe der Kundenliste, wöchentliches Gespräch | Führungskraft |
Auffällig ist die dritte Spalte. Sie zeigt, dass die meisten Inhalte heute durch „zeigen lassen“ vermittelt werden. Genau dort hängt die Einarbeitung an einzelnen Personen.
So gehen Sie vor
- Fragen Sie jemanden, der die Stelle gut ausfüllt: „Was musstest du in den ersten Wochen wissen? Was hast du dir mühsam selbst erarbeitet?“
- Schreiben Sie das Ziel für das Ende der Probezeit auf. Alles andere ist der Weg dorthin.
- Teilen Sie den Weg in Wochen und schreiben Sie je Woche ein Ergebnis auf, das man beobachten kann.
- Tragen Sie die Zuständigen ein, und zwar so, dass niemand zu oft vorkommt. Steht ein Name in jeder Zeile, ist das Ihr Engpass.
- Legen Sie die Gespräche fest, mit Datum, bevor der erste Tag beginnt.
- Gehen Sie den Plan nach der Probezeit gemeinsam durch und passen Sie den Grundplan an.
Vorlage, frei zum AusdruckenEinarbeitungsplanWoche für Woche: was die neue Person danach kann, wer zuständig ist und wann Rückmeldung stattfindet.
Typische Stolpersteine
Zu viel in Woche eins. Was die neue Person erst in Monat zwei braucht, vergisst sie bis dahin wieder. Planen Sie Inhalte dann ein, wenn sie gebraucht werden.
Der Plan verschwindet in der Schublade. Ein Plan, den nur die Führungskraft kennt, führt niemanden. Geben Sie ihn der neuen Person am ersten Tag und besprechen Sie ihn jede Woche kurz.
Alles steht im Plan, nichts ist erklärt. Der Plan sagt, dass in Woche drei die Preislogik dran ist. Er sagt nicht, wo man sie nachlesen kann. Wer die wiederkehrenden Erklärungen einmal festhält, als Ablaufbeschreibung oder kurzes Video, macht den Plan erst vollständig. Wie das geht, steht im Artikel Wissen dokumentieren.
Den Ablauf um den Plan herum finden Sie im Grundartikel Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Einarbeitungsplan?
Die Eckdaten (Person, Stelle, Führungskraft, Pate, Ende der Probezeit), ein Ziel für das Ende der Einarbeitung, die Inhalte nach Wochen mit dem erwarteten Ergebnis, die Zuständigen und feste Termine für Rückmeldegespräche.
Wer erstellt den Einarbeitungsplan?
Die direkte Führungskraft, am besten zusammen mit jemandem, der die Stelle heute ausfüllt oder ausgefüllt hat. Die Personalabteilung kann eine Vorlage liefern, die Inhalte kennt sie meist nicht.
Muss es für jede Stelle einen eigenen Plan geben?
Ja, aber nicht jedes Mal von vorn. Bewährt hat sich ein Grundplan je Rolle, der für jede neue Person angepasst wird. Was alle bekommen, etwa Arbeitsschutz und IT, steht im Einarbeitungskonzept.
