Onboarding-Prozess: die Phasen und was in jede gehört

Fragt man in einem Unternehmen nach dem Onboarding-Prozess, kommt oft eine Checkliste auf den Tisch. Darauf steht, was zu tun ist. Selten steht darauf, wer es anstößt, bis wann es fertig sein muss und wer danach übernimmt. Genau dort reißt der Faden: Der Laptop ist bestellt, aber niemand hat der IT gesagt, wann die neue Kollegin anfängt. Der Pate ist benannt, aber er erfährt am Montagmorgen davon.

Dieser Artikel betrachtet die Einarbeitung deshalb als Prozess, also als Folge von Schritten mit Übergaben. Was inhaltlich in die einzelnen Wochen gehört, steht im Grundartikel Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Hier geht es um die Frage, wie der Ablauf zuverlässig läuft, auch wenn es im Tagesgeschäft hektisch wird.

Was einen Onboarding-Prozess ausmacht

Ein Prozess ist mehr als eine Aufgabenliste. Für jede Phase sind drei Dinge festgelegt:

• Der Auslöser: Welches Ereignis startet die Phase? Etwa die Unterschrift unter dem Vertrag.
• Die zuständige Person: Wer sorgt dafür, dass die Phase stattfindet? Ein Name, keine Abteilung.
• Das Ergebnis: Woran merkt man, dass die Phase fertig ist und die nächste beginnen darf?

Klingt bürokratisch, spart aber Arbeit. Wer diese drei Punkte einmal aufgeschrieben hat, muss bei der nächsten Einstellung nicht mehr überlegen, wer woran denkt.

Die fünf Phasen des Onboarding-Prozesses

1. Vor dem ersten Tag

Der Auslöser ist die Unterschrift unter dem Vertrag. Ab diesem Moment laufen mehrere Fäden gleichzeitig: Arbeitsplatz, Geräte, Zugänge, Kleidung, Schlüssel, die Wahl des Paten und eine kurze Nachricht an die neue Person mit dem Ablauf des ersten Tags. Zuständig ist die Führungskraft, auch wenn sie einzelne Aufgaben weitergibt. Fertig ist die Phase, wenn am Freitag vor dem Start alles bereitliegt. Wie diese Zeit sinnvoll gefüllt wird, ohne Pflichten vor dem ersten Arbeitstag, beschreibt die Onboarding-Checkliste.

Eine Pflicht hat einen festen Termin: Nach § 2 Nachweisgesetz müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich vorliegen, ein Teil davon spätestens am ersten Arbeitstag. Das gehört deshalb in diese Phase und nicht in die erste Woche.

2. Der erste Tag

Der Auslöser ist der Arbeitsbeginn, zuständig ist die Führungskraft persönlich. Sie begrüßt, stellt den Paten vor und übergibt den Einarbeitungsplan. Die Unterweisung zum Arbeitsschutz ist nach § 12 Arbeitsschutzgesetz bei der Einstellung Pflicht und gehört an diesen Tag. Fertig ist die Phase, wenn die neue Person abends weiß, was morgen passiert und an wen sie sich wendet.

3. Die erste Woche

Ab dem zweiten Tag übernimmt der Pate den Alltag. Das ist die erste echte Übergabe im Prozess, und sie geht oft schief: Die Führungskraft verlässt sich auf den Paten, der Pate wartet auf eine Ansage. Deshalb gehört in den Prozess ein fester Termin am Ende der Woche, an dem Führungskraft, Pate und neue Person kurz zusammensitzen. Das Gespräch ist das Ergebnis dieser Phase.

4. Die ersten 90 Tage

Diese Phase ist die längste und die, in der am meisten verloren geht. Die Aufgaben wachsen, der Pate ist wieder im eigenen Tagesgeschäft, und Gespräche fallen aus, weil gerade viel los ist. Dabei zeigt die Forschung, wie wichtig gerade diese Zeit ist. Eine Studie von John Kammeyer-Mueller und Kollegen aus dem Jahr 2013 hat neue Mitarbeitende in ihren ersten 90 Tagen begleitet. Unterstützung durch Führungskraft und Kollegen ging mit besserem Ankommen einher, abwertendes Verhalten dagegen mit schlechterem.

Der Prozess sichert diese Phase mit Terminen, die schon vor dem ersten Tag im Kalender stehen: Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen. Wie die Wochen inhaltlich aufgebaut sind, zeigt der Onboarding-Plan für die ersten 90 Tage.

5. Ende der Probezeit

Hier hat der Prozess eine harte Frist. Nach § 622 Abs. 3 BGB gilt in der Probezeit eine Kündigungsfrist von zwei Wochen. Wer erst in der letzten Woche über die Zukunft spricht, hat keine Wahl mehr. Der Auslöser für diese Phase sollte deshalb ein Termin etwa vier Wochen vor Ende der Probezeit sein. Das Gespräch geht in beide Richtungen: Wie sieht die Führungskraft die neue Person, und was hat ihr in der Einarbeitung gefehlt? Die zweite Antwort ist das wichtigste Ergebnis für den Prozess selbst.

Die Bruchstellen liegen zwischen den Phasen

Die einzelnen Phasen funktionieren meist, weil jemand sich für sie verantwortlich fühlt. Es hakt an den Übergängen, für die sich niemand verantwortlich fühlt.

Die letzte Zeile wird am häufigsten übersehen. Ein Onboarding-Prozess wird nicht beim Schreiben gut, er wird mit jeder Einstellung besser, wenn die Rückmeldung zurückfließt.

Sechs Fragen, um Ihren Prozess zu prüfen

Nehmen Sie die letzte Einstellung in Ihrem Unternehmen und gehen Sie diese Fragen durch:

1. War am ersten Tag alles da, was die neue Person zum Arbeiten brauchte?
2. Wusste der Pate mindestens eine Woche vorher, dass er Pate ist?
3. Hat das Gespräch am Ende der ersten Woche stattgefunden?
4. Haben die Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen stattgefunden, und zwar zum geplanten Termin?
5. Lag das Gespräch zum Ende der Probezeit früh genug, um noch frei entscheiden zu können?
6. Hat sich nach dieser Einstellung irgendetwas am Ablauf geändert?

Jedes Nein zeigt eine Übergabe ohne Auslöser oder ohne Namen. Dort lohnt es sich anzusetzen, bevor Sie an Inhalten feilen.

Was der Prozess nicht leisten muss

Ein guter Ablauf ersetzt keine Inhalte. Er sorgt dafür, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit passieren. Was dabei erklärt wird, steht woanders: im Einarbeitungsplan, in Ablaufbeschreibungen und in dem, was Erfahrene der neuen Person zeigen. Eine Meta-Analyse von Talya Bauer und Kollegen aus dem Jahr 2007 nennt drei Dinge, an denen gutes Ankommen hängt: Klarheit über die eigene Rolle, Vertrauen in die eigene Arbeit und Akzeptanz im Team. Der Prozess schafft den Rahmen dafür. Ob es gelingt, entscheiden die Menschen darin.

Die Vorlage hilft, den Ablauf für Ihr Unternehmen festzuhalten. Tragen Sie in der Spalte „Zuständig“ Namen ein, keine Abteilungen.

Vorlage, frei zum AusdruckenOnboarding-ChecklisteAlles, was vor und während der Einarbeitung erledigt sein muss, mit Spalte für Zuständige und Datum.