Feedbackgespräch in der Probezeit: Leitfaden mit Fragen

Fünf Monate nach dem Start sitzt der neue Mitarbeiter im Büro der Geschäftsführerin. Sie sagt: „Wir sind zufrieden, die Probezeit ist bestanden.“ Er bedankt sich und geht. Dass er seit Wochen nicht weiß, ob er Angebote allein freigeben darf, hat er nicht erwähnt. Dass sie seine Angebote zu langsam findet, auch nicht. Ein Feedbackgespräch in der Probezeit soll genau solche Dinge auf den Tisch bringen, solange beide Seiten noch etwas ändern können.

Dieser Artikel zeigt, wann Sie solche Gespräche führen, wie eines in fünf Teilen abläuft und welche Fragen Sie stellen. Wie die ganze Einarbeitung von der Zusage bis zum Ende der Probezeit aufgebaut ist, steht im Grundartikel Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Wozu das Feedbackgespräch in der Probezeit dient

Die Probezeit ist rechtlich vor allem eine Zeit mit kürzerer Kündigungsfrist. Nach § 622 Abs. 3 BGB gilt in einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten eine Frist von zwei Wochen. Nach sechs Monaten greift in vielen Unternehmen der allgemeine Kündigungsschutz nach § 1 KSchG. Für beide Seiten ist die Probezeit also die Zeit, in der sie herausfinden, ob es passt.

Herausfinden lässt sich das nur im Gespräch. Die neue Person weiß nicht, wie ihre Arbeit gesehen wird, solange es niemand sagt. Die Führungskraft weiß nicht, was in der Einarbeitung fehlt, solange sie nicht fragt. Ein gutes Probezeitgespräch hat deshalb zwei Richtungen: Rückmeldung an die neue Person und Rückmeldung von ihr.

Gibt es bei Ihnen einen Betriebsrat, hat die neue Person nach § 82 Abs. 2 BetrVG übrigens das Recht, dass ihre Leistungsbeurteilung mit ihr besprochen wird, und sie darf ein Mitglied des Betriebsrats dazu holen. Ein geplantes Gespräch erfüllt diesen Anspruch ganz nebenbei.

Wann Sie die Gespräche führen

Ein einziges Gespräch kurz vor Ablauf der sechs Monate kommt zu spät. Was dort zum ersten Mal auf den Tisch kommt, lässt sich nicht mehr ändern, und die Entscheidung steht meist schon fest. John Kammeyer-Mueller und Kollegen haben 2013 neue Mitarbeitende über ihre ersten 90 Tage begleitet: Die Unterstützung durch Kollegen und Vorgesetzte nahm in dieser Zeit ab, und gerade die Unterstützung ganz am Anfang hing am stärksten mit dem späteren Ankommen zusammen. Frühe Gespräche zählen also mehr als späte.

Das letzte Gespräch liegt bewusst nicht in der letzten Woche. Wenn es nicht passt, brauchen beide Seiten Zeit, um das ordentlich zu regeln. Wenn es passt, hat die neue Person ein paar Wochen früher Gewissheit. Was in die drei Monate davor gehört, zeigt der Onboarding-Plan für die ersten 90 Tage.

Der Leitfaden: ein Gespräch in fünf Teilen

Der Ablauf passt für jedes der Gespräche. Beim ersten liegt mehr Gewicht auf der Sicht der neuen Person, beim letzten mehr auf Ihrer Rückmeldung und der Vereinbarung.

Einstieg. Sagen Sie, worum es geht und wie lange es dauert. Legen Sie Ihre Notizen offen hin. Wer im Probezeitgespräch einen verdeckten Zettel sieht, rechnet mit dem Schlimmsten.

Sicht der neuen Person. Lassen Sie sie zuerst sprechen. Wer zuerst die Bewertung der Führungskraft hört, sagt danach selten noch etwas Eigenes. Hören Sie zu und fragen Sie nach, ohne gleich zu erklären.

Rückmeldung zur Arbeit. Hier hilft ein Blick in die Forschung. Avraham Kluger und Angelo DeNisi haben 1996 über 600 Effekte aus Studien zu Feedback zusammengefasst. Im Mittel verbesserte Rückmeldung die Leistung, doch in rund einem Drittel der Fälle verschlechterte sie sie. Schlecht wirkte Feedback vor allem dann, wenn es den Blick von der Aufgabe weg auf die Person lenkte. Für das Gespräch heißt das: Sprechen Sie über beobachtete Arbeit, mit Beispiel und Datum. „Das Angebot für den Kunden in Fulda hat drei Tage gebraucht, üblich sind bei uns zwei“ hilft mehr als „Sie sind noch etwas langsam“.

Rückmeldung zur Einarbeitung. Fragen Sie, was gefehlt hat und was überflüssig war. Niemand sieht die Lücken Ihrer Einarbeitung so deutlich wie die Person, die gerade durch sie gegangen ist. Diese Antworten sind das Wertvollste, was das Gespräch für das Unternehmen bringt.

Vereinbarung. Halten Sie zwei bis drei Ziele bis zum nächsten Gespräch fest, dazu die Unterstützung, die die neue Person dafür bekommt, und den nächsten Termin. Mehr als drei Ziele merkt sich niemand.

Fragen für das Probezeitgespräch

Die Liste ist ein Vorrat. Nehmen Sie je Gespräch vier bis sechs Fragen, und lassen Sie Zeit für die Antworten.

Zum Ankommen

1. Was war in den ersten Wochen anders, als Sie es erwartet hatten?
2. Bei welcher Aufgabe fühlen Sie sich inzwischen sicher?
3. Wo raten Sie noch, wie es richtig geht?
4. Wen fragen Sie, wenn Sie nicht weiterwissen, und klappt das?

Zur Arbeit

1. Welche Aufgabe hat Sie zuletzt mehr Zeit gekostet als gedacht, und woran lag das?
2. Was würden Sie gern selbst entscheiden, wofür Sie heute noch fragen müssen?
3. Wobei würde Ihnen eine Rückmeldung von mir öfter helfen?

Zur Einarbeitung

1. Was hätten Sie in der ersten Woche gern gewusst?
2. Welche Erklärung haben Sie dreimal gehört, welche nie?
3. Was sollte die nächste neue Person anders bekommen als Sie?

Zum Ausblick

1. Woran merken wir beide in einem Monat, dass Sie ein gutes Stück weiter sind?
2. Was brauchen Sie dafür von mir oder vom Team?

Die Fragen 8 bis 10 stellen viele Führungskräfte nie. Dabei sind sie leicht zu beantworten, und die Antworten verbessern jede künftige Einarbeitung. Holen Sie dazu auch die Sicht des Paten ein, wenn es einen gibt. Wie er Beobachtungen weitergibt, ohne Vertrauen zu verspielen, steht im Artikel Pate in der Einarbeitung.

Ein typischer Verlauf

Eine Sachbearbeiterin im Einkauf eines Maschinenbauers ist seit 60 Tagen da. Im Gespräch erzählt sie zuerst, dass sie Bestellungen inzwischen sicher anlegt, bei Reklamationen an Lieferanten aber jedes Mal nachfragt, weil sie nicht weiß, ab welchem Betrag sie selbst entscheiden darf. Die Führungskraft hatte das für selbstverständlich gehalten. Beide vereinbaren eine Grenze, die auf einem Blatt am Arbeitsplatz hängt, und die Frage kommt in die Unterlagen für die nächste neue Person. Ohne das Gespräch hätte die Führungskraft beim nächsten Termin wohl nur bemerkt, dass Reklamationen lange liegen.

Was festgehalten wird

Ein Probezeitgespräch braucht kein Formular mit Noten. Eine halbe Seite reicht: Datum, was gut läuft, was noch fehlt, die vereinbarten Ziele, die zugesagte Unterstützung und der nächste Termin. Beide bekommen eine Kopie. Das nächste Gespräch beginnt mit diesem Blatt.

Am einfachsten heften Sie die Notizen an den Einarbeitungsplan, in dem die Gesprächstermine schon von Anfang an stehen. Dann fällt kein Gespräch aus, weil gerade viel los ist.

Vorlage, frei zum AusdruckenEinarbeitungs­planWoche für Woche: was die neue Person danach kann, wer zuständig ist und wann Rückmeldung stattfindet.