Pate in der Einarbeitung: Aufgaben, Zeit und typische Fehler

Am ersten Tag stellt die Führungskraft eine Kollegin vor: „Das ist Sandra, die ist deine Patin, frag sie einfach.“ Dann geht die Führungskraft in ihren nächsten Termin, und Sandra steht mit der neuen Person im Flur. Sie hat selbst einen vollen Tag vor sich und erfährt gerade zum ersten Mal, dass sie Patin ist. So beginnen viele Patenschaften, und so enden sie oft nach einer Woche wieder. Ein Pate in der Einarbeitung kann viel bewirken, wenn er weiß, was er tun soll, und Zeit dafür hat.

Dieser Artikel klärt, was ein Pate übernimmt, was bei der Führungskraft bleibt, wie viel Zeit Sie einplanen sollten und woran Patenschaften typischerweise scheitern. Wie die ganze Einarbeitung aufgebaut ist, steht im Grundartikel Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Warum ein Pate in der Einarbeitung wirkt

Neue Mitarbeitende haben in den ersten Wochen viele kleine Fragen. Wo liegt das Druckerpapier? Wen rufe ich an, wenn die Maschine stehen bleibt? Darf ich den Kunden direkt anschreiben, oder läuft das über den Innendienst? Die Führungskraft ist für solche Fragen selten der richtige Ort, weil viele sich nicht trauen, sie mit Kleinigkeiten zu stören. Also fragen sie gar nicht und raten.

Elizabeth Morrison hat 1993 neue Mitarbeitende in ihren ersten Monaten begleitet. Wer aktiv nach Informationen suchte, kam mit den Aufgaben besser zurecht, war sich über die eigene Rolle klarer und fand leichter Anschluss im Team. Der Pate senkt die Schwelle für genau dieses Fragen. Er ist ein Kollege auf Augenhöhe, keine Person, die über die Probezeit entscheidet.

Dazu passt eine Studie von John Kammeyer-Mueller und Kollegen aus dem Jahr 2013 über die ersten 90 Tage: Unterstützung durch Kolleginnen und Kollegen ging mit besserem Ankommen einher. Die Meta-Analyse von Lillian Eby und Kollegen aus dem Jahr 2008 zu Mentoring insgesamt zeigt ebenfalls Vorteile für begleitete Personen, allerdings meist kleine. Ein Pate ist also kein Wundermittel. Er ist eine von mehreren Stützen, die zusammen tragen.

Pate und Führungskraft: wer was übernimmt

Die häufigste Unklarheit betrifft die Grenze zur Führungskraft. Wenn sie nicht festgelegt ist, verlassen sich beide aufeinander, und am Ende kümmert sich niemand.

Die letzte Zeile ist heikel. Die neue Person muss sich darauf verlassen können, dass nicht jede Unsicherheit beim Chef landet. Vereinbaren Sie deshalb offen, was der Pate weitergibt: seine Einschätzung zum Stand der Einarbeitung ja, private Sorgen und Fragen, die der neuen Person peinlich waren, nein. Sagen Sie das auch der neuen Person.

Wer sich als Pate eignet

Die naheliegende Wahl ist oft die falsche: die erfahrenste Person im Team. Sie weiß am meisten, hat aber meist auch am wenigsten Zeit und hat vergessen, wie es ist, nichts zu wissen. Gut geeignet sind Kolleginnen und Kollegen,

• die dieselbe oder eine ähnliche Arbeit machen wie die neue Person,
• die gern erklären und dabei Geduld zeigen,
• die selbst vor einem bis drei Jahren angefangen haben und sich noch an ihren Start erinnern,
• die keine Vorgesetzten der neuen Person sind.

Fragen Sie die mögliche Patin vorher, ob sie das übernehmen möchte. Eine Patenschaft, die als Pflicht aufgedrückt wird, spürt die neue Person am ersten Tag.

Wie viel Zeit ein Pate braucht

Die Grafik zeigt einen Vorschlag für die ersten drei Monate. Der Aufwand ist am Anfang hoch und nimmt dann ab. Das ist gewollt: Ziel der Patenschaft ist, dass die neue Person sie nach drei Monaten nicht mehr braucht.

Rechnen Sie in der ersten Woche mit etwa einer Stunde pro Tag für Zeigen, Mitnehmen und das kurze Gespräch am Abend, danach mit ein bis zwei Stunden pro Woche. Diese Zeit muss irgendwo herkommen. Nehmen Sie dem Paten für diese Wochen eine Aufgabe ab oder senken Sie seine Vorgaben, und sagen Sie das dem Team. Sonst wird die Patenschaft zur Zusatzarbeit, die als Erstes ausfällt, sobald es eng wird. Wie die Aufgaben der neuen Person über diese Zeit wachsen, zeigt der Onboarding-Plan für die ersten 90 Tage.

Das Gespräch vor dem Start: zehn Punkte für den Paten

Die meisten Patenschaften scheitern nicht am Paten, sondern daran, dass ihm niemand gesagt hat, was erwartet wird. Ein halbstündiges Gespräch etwa zwei Wochen vor dem Start klärt das. Gehen Sie diese Punkte durch:

1. Wer kommt, für welche Stelle, und was hat die Person vorher gemacht?
2. Was steht im Einarbeitungsplan für die ersten zwei Wochen?
3. Welche Termine übernimmt der Pate, welche die Führungskraft?
4. Wann meldet sich der Pate vor dem Start bei der neuen Person?
5. Wie viel Zeit bekommt er, und welche Aufgabe fällt dafür weg?
6. Welche Handgriffe soll er zeigen, welche erklären andere?
7. Was gibt er an die Führungskraft weiter, was bleibt unter vier Augen?
8. An wen wendet er sich, wenn er nicht weiterweiß?
9. Wann sprechen Pate und Führungskraft miteinander, etwa am Ende jeder Woche?
10. Wann endet die Patenschaft, und wie wird sie abgeschlossen?

Die Antworten passen auf eine Seite. Heften Sie sie zum Einarbeitungsplan, dann muss beim nächsten Mal niemand von vorn überlegen. Welche Regeln für alle Patenschaften gelten, gehört ins Einarbeitungskonzept.

Sechs typische Fehler bei Patenschaften

1. Der Pate erfährt es am ersten Tag. Er hatte keine Zeit, sich vorzubereiten, und die neue Person merkt das.
2. Keine feste Zeit. „Frag einfach, wenn was ist“ klingt offen, führt aber dazu, dass die neue Person sich nicht traut zu stören.
3. Der Pate erklärt alles. Auch die Dinge, die einmal aufgeschrieben besser aufgehoben wären, etwa Zugänge, Formulare und Ablagen.
4. Zu viel Wissen auf einmal. Erfahrene erzählen gern alles, was sie wissen. Die neue Person behält davon wenig.
5. Die Patenschaft endet nie. Ohne klares Ende bleibt der Pate für jede Frage zuständig, auch nach einem Jahr.
6. Niemand fragt nach. Ob die Treffen stattfinden, erfährt die Führungskraft erst im Gespräch zur Probezeit.

Der dritte Fehler kostet am meisten Zeit. Was jede neue Person wissen muss, gehört in den Plan und in festgehaltene Abläufe. Der Pate übernimmt dann das, was sich nicht aufschreiben lässt: die ungeschriebenen Regeln, die Kniffe an der Maschine, wen man bei welchem Problem anruft.

Woran Sie eine gute Patenschaft erkennen

Fragen Sie die neue Person nach vier Wochen: An wen haben Sie sich zuletzt mit einer Frage gewandt? Gab es eine Frage, die Sie nicht gestellt haben, weil Sie niemanden stören wollten? Und fragen Sie den Paten: Wie viel Zeit hat Sie das gekostet, und was hätten Sie vorher gern gewusst?

Die Meta-Analyse von Talya Bauer und Kollegen aus dem Jahr 2007 nennt drei Dinge, an denen gutes Ankommen hängt: Klarheit über die eigene Rolle, Vertrauen in die eigene Arbeit und Akzeptanz im Team. Zum dritten trägt der Pate mehr bei als jede andere Person im Unternehmen.

In der Vorlage für den Einarbeitungsplan gibt es eine Zeile für die Patin oder den Paten. Tragen Sie dort neben dem Namen auch die festen Treffen ein.

Vorlage, frei zum AusdruckenEinarbeitungs­planWoche für Woche: was die neue Person danach kann, wer zuständig ist und wann Rückmeldung stattfindet.