Wenn von Wissensverlust die Rede ist, denken die meisten an den Ruhestand. Der ist planbar, wenn man rechtzeitig anfängt. Gefährlicher sind die Fälle, die nicht im Kalender stehen: die Kündigung mit drei Monaten Frist, die lange Krankheit, der Wechsel in eine andere Abteilung, nach dem niemand mehr fragt.
Wo Wissensverlust entsteht
- Kündigung: Die Frist reicht selten für einen geordneten Transfer, und die Motivation dafür ist nicht immer groß.
- Ruhestand: planbar, aber oft zu spät angegangen.
- Längere Abwesenheit: Krankheit, Elternzeit, Pflege. Das Wissen ist nicht weg, aber monatelang nicht erreichbar.
- Umbau: Wer in eine andere Rolle wechselt, nimmt das alte Wissen mit, und nach einem Jahr ist es auch bei ihm verblasst.
- Seltene Vorgänge: Was nur einmal im Jahr vorkommt, weiß beim nächsten Mal niemand mehr genau. Der Jahresabschluss, die Wartung der alten Anlage, die Bürgschaft für ein großes Projekt.
Woran Sie es früh erkennen
Ein paar Fragen zur Selbstprüfung. Jede, die Sie mit Ja beantworten, zeigt eine Stelle, an der Wissen gefährdet ist.
- Gibt es Aufgaben, die nur eine Person erledigen kann?
- Gibt es Kunden, die nur mit einer bestimmten Person reden wollen?
- Muss bei einem Ausfall jemand zu Hause angerufen werden?
- Wurde ein Vorgang beim letzten Mal anders gemacht als beim vorletzten, weil sich niemand erinnerte?
- Fragen neue Kolleginnen und Kollegen nach Monaten immer noch dieselbe Person?
- Gibt es Ordner, die niemand außer einer Person versteht?
Gegenmittel, die im Mittelstand funktionieren
Benennen
Machen Sie einmal im Jahr die Liste: Welches Wissen hängt an welchem Kopf, und was passiert, wenn er fehlt? Diese Liste ist die Grundlage für alles Weitere.
Verteilen
Jede kritische Aufgabe sollte von mindestens zwei Menschen erledigt werden können. Das gelingt durch Vertretungen, die wirklich üben, und durch Patenschaften, in denen der Erfahrene jemanden mitnimmt.
Festhalten
Was sich wiederholt, wird einmal festgehalten, als Ablaufbeschreibung, als kurzes Video, als Lerneinheit. Gerade seltene Vorgänge profitieren davon, denn bei ihnen hilft das Gedächtnis am wenigsten. Wie man Abläufe so beschreibt, dass sie jemand nutzt, steht unter Wissen dokumentieren.
Dorthin bringen, wo es gebraucht wird
Ein festgehaltener Ablauf hilft nur, wenn er gefunden wird. Er gehört in die Einarbeitung, in eine Suche, die auch Wortteile findet, und an die Stelle im Arbeitsalltag, an der die Frage auftaucht.
Beim Ausscheiden fragen
Ein festes Gespräch, sobald jemand kündigt oder den Ruhestand ankündigt: „Was weißt du, was niemand sonst weiß? Wer sollte es bekommen?“ Der Rest steht im Artikel Wissenstransfer vor dem Ruhestand.
Eine Warnung zu Zahlen
Im Netz kursieren beeindruckende Zahlen zum Wissensverlust, etwa dass 90 Prozent des Wissens implizit seien oder dass ein Abgang zweieinhalb Jahresgehälter koste. Bei unserer Recherche ließen sich diese Zahlen nicht auf belastbare Quellen zurückführen. Sie brauchen sie auch nicht. Die Frage „Was passiert bei uns, wenn diese Person morgen fehlt?“ ist überzeugender als jede Statistik.
Häufige Fragen
Was sind die häufigsten Ursachen für Wissensverlust?
Kündigung, Ruhestand, längere Abwesenheit durch Krankheit oder Elternzeit, Umbau von Abteilungen und Wissen, das nur selten gebraucht und deshalb vergessen wird.
Wie viel kostet Wissensverlust?
Seriöse allgemeine Zahlen gibt es nicht. Häufig zitierte Werte wie „2,5 Jahresgehälter“ ließen sich bei unserer Recherche nicht auf eine belastbare Quelle zurückführen. Schätzen Sie lieber selbst: Wie lange dauert es bei Ihnen, bis eine bestimmte Lücke wieder geschlossen ist?
