Wissens­management im Unternehmen: ein Anfang, der neben dem Tagesgeschäft machbar ist

Fragen Sie einen Unternehmer, welches Wissen in seinem Unternehmen an einzelnen Köpfen hängt, und er nennt Ihnen in zehn Sekunden zwei, drei Namen. Der Meister, der als Einziger die alte Anlage versteht. Die Kollegin in der Buchhaltung, die weiß, welcher Kunde wie behandelt werden will. Der Geschäftsführer selbst, der viele Abläufe nur im Kopf hat.

Wissensmanagement beginnt genau dort. Nicht mit einer Software, sondern mit der Frage, was passiert, wenn einer dieser Köpfe fehlt.

Was Wissens­management ist

Gilbert Probst und Kollegen haben in den 1990er-Jahren beschrieben, welche Bausteine dazugehören: Wissen erkennen, erwerben, entwickeln, verteilen, nutzen und bewahren. Für ein mittelständisches Unternehmen lässt sich das auf drei Fragen verdichten:

1. Wo steckt das Wissen? Und welches davon ist kritisch?
2. Wie kommt es heraus? Aus dem Kopf in eine Form, die andere nutzen können.
3. Wie kommt es an? Zu denen, die es brauchen, in dem Moment, in dem sie es brauchen.

Die dritte Frage wird am häufigsten vergessen. Viele Unternehmen sammeln Wissen in Ordnern und Wikis und dort bleibt es liegen. Eine Ablage ist noch keine Weitergabe.

Warum große Projekte oft scheitern

Der Fraunhofer-Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen benennt das Kernproblem offen: Wissensmanagement muss neben dem Tagesgeschäft eingeführt werden. Eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft von 2024 bestätigt das für die Weiterbildung insgesamt: Das größte Hindernis in kleinen und mittleren Unternehmen ist fehlende Zeit, deutlich vor fehlendem Geld.

Daraus folgt: Ein Ansatz, der viel Zeit der Erfahrenen braucht, wird nicht durchgehalten. Wer anfangen will, braucht einen Weg, der wenig von ihrer Zeit kostet und schnell etwas Sichtbares bringt.

Drei Schritte für den Anfang

1. Das kritische Wissen finden

Setzen Sie sich eine Stunde hin und gehen Sie zwei Fragen durch: Wer ist schwer zu ersetzen? Und was genau weiß diese Person, das andere nicht wissen? Halten Sie es in einer einfachen Tabelle fest: Person, Wissen, was passiert, wenn es fehlt, wann die Person voraussichtlich geht.

Das Ergebnis ist eine Wissenslandkarte im Kleinen. Sie zeigt, wo Sie anfangen müssen.

2. Eine Stelle herausholen

Nehmen Sie das Wissen, dessen Verlust am meisten schaden würde, und holen Sie es heraus. Bei Abläufen genügt oft eine Ablaufbeschreibung oder ein kurzes Video. Beim Erfahrungswissen, das schwer in Worte zu fassen ist, hilft ein Gespräch an echten Fällen. Wie das geht, steht im Artikel Implizites Wissen sichtbar machen.

3. Es dorthin bringen, wo es gebraucht wird

Was herausgeholt ist, gehört an die Stelle, an der jemand danach sucht: in die Einarbeitung, an den Arbeitsplatz, in eine Suche, die auch Wortteile findet. Und es braucht jemanden, der merkt, wenn es veraltet ist.

Danach kommt die nächste Stelle. So wächst Wissensmanagement Schritt für Schritt, ohne dass es je ein großes Projekt wird.

Zwei Arten von Wissen

Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi haben beschrieben, wie Wissen in Unternehmen zwischen zwei Formen wechselt: dem expliziten Wissen, das sich aufschreiben lässt, und dem impliziten Wissen, das in Erfahrung und Gespür steckt. Für die Praxis ist die Unterscheidung wichtig, weil beide anders gesichert werden.

• Explizites Wissen wie Abläufe, Preise, Normen: aufschreiben, ordnen, auffindbar machen.
• Implizites Wissen wie Gespür, Erfahrung, Urteil: im Gespräch herausholen, am Fall zeigen, durch Begleitung weitergeben.

Häufige Fehler

• Mit dem Werkzeug anfangen. Ein Wiki oder eine Datenbank ist schnell eingerichtet und bleibt leer, wenn niemand Zeit zum Schreiben hat.
• Alles auf einmal. Wer das ganze Unternehmen erfassen will, wird nie fertig.
• Nur sammeln. Wissen, das niemand findet oder liest, ist nicht gesichert.
• Zu spät anfangen. Wenn die Kündigung auf dem Tisch liegt, bleiben oft nur wenige Wochen.

Wie Sie vorgehen, wenn jemand in absehbarer Zeit in Rente geht, beschreibt der Artikel Wissenstransfer vor dem Ruhestand.