Wissens­management mit KI: was heute geht und was nicht

Die Hoffnung ist verständlich: Man gibt einer KI alle Dokumente des Unternehmens, und sie beantwortet jede Frage. Kein Suchen mehr, kein Fragen am Nachbartisch. Ein Teil dieser Hoffnung ist heute schon Wirklichkeit. Ein anderer Teil wird es nie, und es lohnt sich, beide auseinanderzuhalten.

Was KI heute gut kann

• Abschreiben: Gespräche, Videos und Sprachnachrichten werden in Minuten zu Text. Das macht Interviews mit Erfahrenen viel billiger auszuwerten.
• Rohfassungen schreiben: Aus einer Abschrift entsteht ein erster Entwurf für eine Ablaufbeschreibung oder Lerneinheit, den ein Mensch prüft und ergänzt.
• Zusammenfassen und gliedern: Lange Dokumente werden kurz, verstreute Notizen geordnet.
• Antworten aus eigenen Dokumenten: Assistenten, die auf die eigenen Unterlagen zugreifen, beantworten Fragen und nennen die Stelle, aus der die Antwort stammt.
• Übersetzen: Inhalte für Kolleginnen und Kollegen mit anderer Muttersprache.

Wo die Grenze liegt

KI findet nur, was festgehalten ist. Wenn das Wissen, wie die alte Anlage bei Kälte anläuft, nur im Kopf des Meisters steckt, kann keine KI es wiedergeben. Je mehr Unternehmen auf KI setzen, desto wichtiger wird deshalb das Herausholen.

KI erkennt nicht, was veraltet ist. Steht in den Unterlagen ein alter Ablauf, gibt sie den alten Ablauf wieder, und zwar sehr überzeugend.

KI ersetzt nicht das Urteil. Wann ein Kunde Kulanz bekommt, wie man mit einem schwierigen Lieferanten umgeht, steht selten in einer Regel. Es steht in Fällen. Wer diese Fälle festhält, gibt auch der KI etwas Brauchbares.

KI vermittelt nicht von selbst. Eine Antwort auf eine Frage ist noch kein Lernen. Wer neu ist, weiß oft nicht, was er fragen soll.

Was das für die Reihenfolge heißt

1. Wissen bestimmen: Was ist kritisch, an welchem Kopf hängt es?
2. Wissen herausholen: im Gespräch an echten Fällen, aufgenommen und abgeschrieben. Hier hilft KI bereits.
3. Wissen festhalten: als kurze, geprüfte Einheiten mit Datum. Hier hilft KI bei der Rohfassung.
4. Wissen zugänglich machen: in einer Suche, einem Lernpfad und, wenn gewünscht, über einen Assistenten.

Wer bei Schritt vier anfängt, bekommt einen Assistenten, der höflich auf Lücken verweist.

Rechtliches in Kürze

• Datenschutz: Personenbezogene Daten nur in Systeme mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Betriebsgeheimnisse: Prüfen Sie, ob der Anbieter Eingaben zum Training nutzt.
• KI-Kompetenz: Nach Art. 4 der europäischen KI-Verordnung müssen Unternehmen, die KI einsetzen, seit Februar 2025 für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen.

Wie Sie das Wissen herausholen, beschreibt der Artikel Implizites Wissen sichtbar machen. Wie Sie es festhalten, steht unter Wissen dokumentieren.