Viele Unternehmen im Mittelstand stehen vor demselben Kalender. In den nächsten Jahren gehen Menschen in Rente, die seit Jahrzehnten dabei sind und Dinge wissen, die nirgends stehen. Oft wird das Thema erst ernst, wenn das Datum feststeht und die verbleibende Zeit kurz ist.
Ein Befund aus dem HR-Radar für kleine und mittlere Unternehmen 2025 zeigt, wie häufig das passiert: Nur ein kleiner Teil der befragten Unternehmen gibt an, den Wissenstransfer beim Ausscheiden vollständig umzusetzen. Die Befragung stammt von einer Hochschule gemeinsam mit Softwareanbietern und ist mit Vorsicht zu lesen, die Richtung deckt sich aber mit dem, was man in Gesprächen hört.
Drei Teile
1. Bestimmen, was gesichert werden muss
Nicht alles, was jemand weiß, ist kritisch. Setzen Sie sich mit der Person zusammen und gehen Sie durch: Welche Aufgaben erledigt nur sie? Welche Kunden, Lieferanten, Maschinen kennt nur sie wirklich? Welche Entscheidungen trifft sie, ohne dass jemand weiß, nach welchen Kriterien?
Das Ergebnis ist eine Liste mit zehn bis zwanzig Punkten. Ordnen Sie sie danach, was am meisten schaden würde, wenn es fehlt.
2. Herausholen und festhalten
Für Abläufe genügt oft eine Ablaufbeschreibung oder ein kurzes Video. Für Erfahrungswissen braucht es Gespräche an echten Fällen. Fragen Sie nicht „Wie machst du das?“, sondern „Erzähl mir vom letzten Mal“. Nehmen Sie die Gespräche auf. Aus der Aufnahme lassen sich später kurze Einheiten schneiden, in denen der Erfahrene selbst erklärt. Wie das geht, beschreibt der Artikel Implizites Wissen sichtbar machen.
3. Die Nachfolge begleiten
Das Festgehaltene ist die Grundlage, das Begleiten ist der Abschluss. Die Nachfolge übernimmt Aufgaben Schritt für Schritt, zuerst gemeinsam, dann allein mit Rückfrage, dann allein. Der Erfahrene wird vom Macher zum Berater.
Ein Zeitplan für zwölf Monate
| Zeitraum | Was passiert |
|---|---|
| Monat 1 | Gespräch über den Abschied, Liste des kritischen Wissens |
| Monat 2 bis 4 | Gespräche an echten Fällen, Aufnahmen, Ablaufbeschreibungen |
| Monat 4 bis 6 | Festhalten als Lerneinheiten, Gegenlesen durch den Erfahrenen |
| Monat 6 bis 10 | Nachfolge übernimmt Aufgaben, Erfahrener begleitet |
| Monat 10 bis 12 | Nachfolge arbeitet allein, Erfahrener als Ansprechpartner, Lücken füllen |
Wenn weniger Zeit bleibt, verdichten Sie, aber behalten Sie die Reihenfolge.
Vorlage, kostenlos per E-MailÜbergabeplan für den WissenstransferKritisches Wissen erfassen, Gespräche planen, Übernahme durch die Nachfolge Schritt für Schritt.
Worauf es menschlich ankommt
Ein Wissenstransfer ist auch ein Abschied. Für viele Erfahrene ist es ein gutes Gefühl, dass ihr Wissen bleibt. Für manche ist es auch schwer, weil Wissen Bedeutung und Ansehen bedeutet hat. Sagen Sie deutlich, dass es um Wertschätzung geht: Ihr Wissen ist so wertvoll, dass wir es nicht verlieren wollen. Und lassen Sie den Erfahrenen gegenlesen, was festgehalten wurde. Es ist sein Wissen.
Häufige Fehler
- Zu spät anfangen. Mit drei Wochen Vorlauf bleibt nur ein Übergabegespräch.
- Nur eine Übergabeliste. Sie enthält Passwörter und Ordnerpfade, aber kein Urteil.
- Alles aufschreiben lassen. Wer nie geschrieben hat, schreibt in den letzten Monaten kein Handbuch. Gespräche funktionieren besser.
- Das Festgehaltene verschwindet. Was in einem Ordner auf dem Server landet, findet die Nachfolge nicht. Es gehört in die Einarbeitung und an den Arbeitsplatz.
Wie Wissensverlust auch jenseits des Ruhestands entsteht, zeigt der Artikel Wissensverlust im Unternehmen verhindern.
Häufige Fragen
Wann sollte der Wissenstransfer vor dem Ruhestand beginnen?
So früh wie möglich, als Richtwert ein Jahr vorher. Für Erfahrungswissen, das nur an echten Fällen weitergegeben werden kann, braucht es Zeit, in der beide gleichzeitig im Unternehmen sind.
Reicht ein Übergabegespräch?
Nein. Ein einzelnes Gespräch vermittelt vor allem das, woran der Erfahrene gerade denkt. Das meiste Wissen zeigt sich erst an konkreten Aufgaben über Wochen und Monate.
Was tun, wenn der Nachfolger noch nicht feststeht?
Trotzdem anfangen. Das Herausholen und Festhalten braucht keinen Nachfolger. Wenn er später kommt, steht das Wissen bereit, und die gemeinsame Zeit wird für das Begleiten genutzt.
Quellen
- Haufe, TH Köln u. a.: HR-Radar für KMU 2025, haufe.de
- Polanyi, M. (1966): The Tacit Dimension, University of Chicago Press
