Wer nach Wissensmanagement-Software sucht, findet lange Listen. Was in diesen Listen selten steht: Die meisten Werkzeuge scheitern nicht an fehlenden Funktionen. Sie scheitern daran, dass zu wenig drinsteht und das Wenige nicht gefunden wird.
Dieser Artikel ordnet die Arten von Werkzeugen und nennt die Fragen, die vor der Auswahl geklärt sein sollten. Anbieter nennen wir bewusst nicht.
Vier Arten von Werkzeugen
Ablage: Laufwerk, Cloud-Speicher, Ordner. Gut für Dokumente, die aufbewahrt werden müssen. Schlecht zum Finden, wenn man den Ordner nicht kennt.
Wiki: Gemeinsam geschriebene Seiten, verknüpft und durchsuchbar. Gut zum Nachschlagen, wenn jemand es pflegt. Mehr dazu unter Firmenwiki.
Wissensdatenbank: Antworten auf häufige Fragen, oft mit Kategorien und Suche. Gut für Kundenservice und interne Hilfe.
Lernplattform: Inhalte, die vermitteln, mit Lernpfaden, Aufgaben und Fortschritt. Gut für Einarbeitung und Schulung. Mehr dazu unter Lernplattform auswählen.
Sieben Fragen vor der Auswahl
- Was soll mit dem Wissen passieren? Liegen, gefunden oder gelernt werden?
- Wer füllt es? Und wann, neben welcher Arbeit?
- Wer sucht darin? Am Schreibtisch, in der Halle, unterwegs auf dem Telefon?
- Findet die Suche Wortteile? Im Deutschen ist das der Unterschied zwischen finden und nicht finden.
- Wie wird Veraltetes bemerkt? Gibt es einen Meldeweg und ein Datum der letzten Änderung?
- Wo liegen die Daten? Server in Deutschland oder der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Was passiert, wenn Sie wechseln? Lassen sich die Inhalte mitnehmen?
Was meist überschätzt wird
- Viele Funktionen. Jede Funktion, die niemand nutzt, macht die Bedienung schwerer.
- Integrationen. Sie sind nützlich, aber sie füllen das Werkzeug nicht.
- Automatisches Erfassen. Kein Werkzeug holt das Erfahrungswissen aus einem Kopf. Dafür braucht es Gespräche.
Und KI?
KI-Assistenten, die auf die eigenen Dokumente zugreifen, werden gerade schnell besser. Sie können nur wiedergeben, was irgendwo steht. Wenn das wichtige Wissen nur im Kopf eines Erfahrenen steckt, findet auch die beste KI nichts. Mehr dazu im Artikel Wissensmanagement mit KI.
Die ehrliche Reihenfolge
Erst das Wissen bestimmen, dann es herausholen, dann den Ort wählen. Wer mit dem Werkzeug anfängt, hat nach einem Jahr ein gut eingerichtetes, leeres System. Wie Sie stattdessen anfangen, beschreibt der Grundartikel Wissensmanagement im Unternehmen.
Häufige Fragen
Welche Software eignet sich für Wissensmanagement?
Das hängt vom Zweck ab. Zum Ablegen genügt ein gut geordnetes Laufwerk, zum Nachschlagen ein Wiki oder eine Wissensdatenbank, zum Lernen eine Lernplattform. Viele Unternehmen brauchen eine Verbindung aus Nachschlagen und Lernen.
Gibt es kostenlose Wissensmanagement-Tools?
Ja, etwa quelloffene Wikis. Die Software ist aber selten der größte Kostenpunkt. Teuer ist die Zeit, die das Füllen und Pflegen kostet.
