Eine Mitarbeiterschulung beginnt in vielen Unternehmen mit einem Kalendereintrag. Die Geschäftsführung sagt: „Wir müssen das Team zum neuen Warenwirtschaftssystem schulen.“ Jemand bucht den Besprechungsraum für einen Donnerstag, lädt alle ein und überlegt in der Woche davor, was an diesem Tag eigentlich passieren soll. Der Termin steht, der Inhalt wird passend gemacht.
So entstehen Schulungen, die stattfinden und wenig verändern. Dieser Artikel zeigt eine andere Reihenfolge: erst klären, wofür die Schulung da ist und wer sie braucht, dann Format und Termin, und am Ende die Frage, was nach dem Schulungstag geschieht. Wie Sie den Inhalt selbst aufbauen, beschreibt der Grundartikel Schulungskonzept erstellen. Hier geht es um die Planung drumherum.
Mitarbeiterschulung planen in sechs Schritten
1. Den Anlass prüfen
Nicht jedes Problem ist ein Schulungsproblem. Wenn Fehler passieren, weil ein Formular unklar ist, hilft ein besseres Formular mehr als eine Schulung. Wenn Kolleginnen und Kollegen etwas nicht tun, weil ihnen die Zeit fehlt, ändert auch das beste Training nichts daran.
Fragen Sie deshalb zuerst: Fehlt den Beschäftigten Wissen oder Können? Nur dann ist eine Schulung die richtige Antwort. Schreiben Sie den Anlass in zwei Sätzen auf, zusammen mit dem, woran Sie im Alltag merken würden, dass er erledigt ist.
2. Teilnehmende und Vorwissen klären
Wer muss wirklich teilnehmen? Oft wird das ganze Team eingeladen, obwohl ein Teil die Sache längst beherrscht. Die Erfahrenen langweilen sich, die Neuen kommen nicht mit. Ein kurzes Gespräch mit einigen Beteiligten zeigt, wo sie stehen, wann sie Zeit haben und was sie bisher behindert hat. Wie Sie dabei fragen, steht unter Zielgruppe befragen.
Gibt es einen Betriebsrat, gehört er an diese Stelle. Nach § 98 des Betriebsverfassungsgesetzes bestimmt er bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen mit und kann Teilnehmende vorschlagen. Nach § 96 kann er verlangen, dass der Bildungsbedarf ermittelt wird. Wer ihn früh einbezieht, spart später Abstimmungsrunden.
3. Ziel und Inhalt festlegen
Was tun die Teilnehmenden nach der Schulung, was sie vorher nicht getan haben? Ein Lernziel beschreibt eine Handlung, die man beobachten kann, etwa „bucht einen Wareneingang mit Teillieferung vollständig im System“. Erst aus den Lernzielen ergibt sich der Stoff. Was nicht dazu beiträgt, bleibt draußen oder kommt auf ein Nachschlageblatt. Mehr dazu unter Lernziele formulieren.
4. Format und Dauer wählen
Ein ganzer Schulungstag ist bequem zu planen, aber selten die beste Wahl. Eine Meta-Analyse von Nicholas Cepeda und Kollegen aus dem Jahr 2006 hat über 300 Experimente ausgewertet: Wer denselben Stoff in Abständen lernt, behält mehr als jemand, der dieselbe Zeit am Stück lernt. Für die Planung heißt das: lieber drei kurze Termine über drei Wochen als ein langer.
Auch die Frage, ob digital oder vor Ort, entscheidet sich an der Zielgruppe. Wer ein Gerät bedienen soll, braucht es in der Hand. Wer im Außendienst arbeitet, lernt eher mit kurzen Einheiten auf dem Telefon, wie sie der Artikel Microlearning beschreibt.
5. Termin und Organisation
Jetzt erst kommt der Kalender. Bei der Wahl des Termins helfen drei Fragen: Wann ist im Tagesgeschäft am wenigsten los? Wer vertritt die Teilnehmenden in dieser Zeit? Und liegt der Termin nah genug an dem Moment, in dem das Gelernte gebraucht wird? Eine Schulung zum neuen System drei Monate vor der Einführung ist bis dahin weitgehend vergessen.
Schulungen, die das Unternehmen anordnet, finden in der Regel während der Arbeitszeit statt. Für die Unterweisung zum Arbeitsschutz schreibt § 12 Arbeitsschutzgesetz das ausdrücklich vor. Planen Sie die Zeit also wie Arbeitszeit, mit Vertretung und ohne Erwartung, dass nebenbei das Postfach abgearbeitet wird.
Zur Organisation gehört eine Einladung, die mehr sagt als Ort und Uhrzeit. Schreiben Sie hinein, wozu die Schulung dient, was die Teilnehmenden danach tun sollen und ob sie etwas mitbringen oder vorbereiten müssen. Wer weiß, wofür er kommt, kommt anders.
6. Die Zeit danach planen
Der häufigste Planungsfehler liegt nach dem Termin. Ob Gelerntes im Alltag ankommt, hängt stark vom Umfeld ab. Eine Meta-Analyse von Brian Blume und Kollegen aus dem Jahr 2010 mit 89 Studien zeigt: Unterstützung durch Führungskräfte und Kollegen hängt deutlich damit zusammen, ob das Gelernte angewendet wird.
Planen Sie deshalb schon vorher, wann die Teilnehmenden das Neue zum ersten Mal selbst tun, wer ihnen dann für Fragen zur Verfügung steht und wann Sie nachfragen, ob es funktioniert. Wie Sie den Erfolg prüfen, beschreibt der Artikel Lernerfolg messen.
Der Zeitplan: rückwärts vom Einsatz
Die folgende Übersicht zeigt, was wann zu tun ist. Sie geht von einer internen Schulung mit einer Gruppe aus und rechnet ab dem Termin rückwärts. Für eine Pflichtschulung mit fester Frist verschieben Sie den Plan entsprechend nach vorn.
| Wann | Was | Wer |
|---|---|---|
| 8 Wochen vorher | Anlass prüfen, Ziel in zwei Sätzen festhalten, Betriebsrat informieren | Führungskraft |
| 7 Wochen vorher | Gespräche mit drei bis fünf Beteiligten, Teilnehmende festlegen | Führungskraft oder Schulende |
| 6 Wochen vorher | Lernziele formulieren, Format und Dauer entscheiden | Schulende |
| 5 Wochen vorher | Termine festlegen, Vertretungen klären, Raum oder Zugang buchen | Führungskraft |
| 3 Wochen vorher | Einladung mit Zweck, Ziel und Vorbereitung verschicken | Führungskraft |
| 2 Wochen vorher | Unterlagen, Übungsfälle und Nachschlageblatt fertigstellen | Schulende |
| 1 Woche vorher | Technik und Raum prüfen, Erinnerung verschicken | Organisation |
| Schulungstag | Durchführen, offene Fragen sammeln | Schulende |
| 1 Woche danach | Erste eigene Anwendung im Alltag, Ansprechperson steht bereit | Führungskraft |
| 4 bis 6 Wochen danach | Nachfragen: Wird das Gelernte angewendet? Was fehlt noch? | Führungskraft |
Ein ausgedachtes, aber typisches Beispiel: Ein Großhandel mit 40 Beschäftigten führt ein neues Warenwirtschaftssystem ein. Statt eines Schulungstags für alle gibt es zwei Gruppen. Das Lager lernt in drei Terminen zu je einer Stunde am Gerät, der Innendienst in zwei Terminen am Rechner. Die letzte Einheit liegt in der Woche vor dem Umstieg. In den ersten zwei Wochen danach hat jede Gruppe eine feste Ansprechperson, und nach vier Wochen fragt die Führungskraft in der Teambesprechung nach, wo es noch hakt.
Häufige Fehler bei der Planung
- Der Termin steht vor dem Ziel. Dann wird der Tag gefüllt, statt dass ein Problem gelöst wird.
- Alle werden eingeladen. Unterschiedliches Vorwissen in einer Gruppe bremst beide Seiten.
- Zu früh geschult. Was Wochen vor dem ersten Einsatz gelernt wird, muss später neu gelernt werden.
- Keine Vertretung. Wer während der Schulung Anrufe annimmt, ist nur körperlich anwesend.
- Kein Plan für danach. Ohne Anwendung und Nachfrage bleibt die Schulung ein einzelnes Ereignis.
Die Vorlage für das Schulungskonzept hilft, die Schritte 1 bis 4 auf zwei Seiten festzuhalten, bevor der erste Termin im Kalender steht.
Vorlage, frei zum AusdruckenSchulungskonzeptDie sechs Fragen eines Schulungskonzepts auf zwei Seiten, mit Platz für Lernziele und Erfolgskontrolle.
Häufige Fragen
Wie weit im Voraus sollte man eine Mitarbeiterschulung planen?
Für eine interne Schulung genügen meist sechs bis acht Wochen. In dieser Zeit lassen sich Zielgruppe befragen, Inhalte vorbereiten und Termine so legen, dass Vertretungen geregelt sind. Für Pflichtschulungen mit fester Frist entsprechend früher.
Ist eine Mitarbeiterschulung Arbeitszeit?
Die Unterweisung zum Arbeitsschutz muss nach § 12 Arbeitsschutzgesetz während der Arbeitszeit stattfinden. Für andere Schulungen, die das Unternehmen anordnet, gilt in der Regel dasselbe. Im Zweifel lohnt ein Blick in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder eine rechtliche Beratung.
Muss der Betriebsrat bei Schulungen beteiligt werden?
Wenn es einen gibt, ja. Bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen hat er nach § 98 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht und kann Vorschläge zu den Teilnehmenden machen. Beziehen Sie ihn früh ein.
Quellen
- § 12 Arbeitsschutzgesetz, Unterweisung, gesetze-im-internet.de
- § 96 Betriebsverfassungsgesetz, Förderung der Berufsbildung, gesetze-im-internet.de
- § 98 Betriebsverfassungsgesetz, Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen, gesetze-im-internet.de
- Cepeda, N. J. u. a. (2006): Distributed practice in verbal recall tasks, Psychological Bulletin 132(3), yorku.ca
- Blume, B. D. u. a. (2010): Transfer of training: A meta-analytic review, Journal of Management 36(4), DOI
